DISEÑO COLABORATIVO DE SERVICIOS PÚBLICOS

 

1. DATOS DEL PROYECTO E IDENTIFICACIÓN DE LOS ACTORES Y RESPONSABILIDADES

v  Denominación del Proyecto: Bienvenida al personal funcionario

v  Objetivos del Proyecto: Conseguir que las nuevas incorporaciones de empleados públicos tengan un recibimiento que indique los primeros pasos a seguir como funcionario, además de las primeras tareas a realizar. Esto mejorará su implicación y conocimiento sobre su nuevo lugar de trabajo.

v  Área o unidad que lidera el proyecto: Subdirección de Personal e Inspección

v  Actores implicados:

v  Subdirección de Personal e Inspección.

v  Empleados que trabajen en esas áreas (por un lado, participan colaborando y ayudando a las nuevas incoroporaciones y, por otro, ejecutan y supervisan las actuaciones del nuevo personal).

v  Empleados de cualquier otro área: En cada departamento habrá designado una persona que hará de enlace y contacto a la hora de definir posibles tareas de inicio asociadas a su puesto de trabajo

2. DESARROLLO DEL PLAN

I.         PLANIFICACIÓN

Ø  Comenzaríamos con una reunión por parte de las personas que trabajan en la Subdirección de Personal y dirigen las distintas áreas, para aclarar así, aspectos generales, aspectos a desarrollar y tareas específicas: Serían los niveles altos de personal e inspección.

Ø  Cada Subdirector o adjunto, expondrá a su equipo los aspectos a tener en cuenta: El Subdirector de personal marcará a su equipo qué tienen que rellenar según llega el nuevo personal, qué datos tienen que aportar, a quien deben dirigirse, cúal es su puesto de trabajo, dónde se encuentra, con quién tienen que contactar y cuales serían las funciones básicas a desarrollar

Ø  El equipo de personal e inspección desarrollorá esas preguntas generales: Se realizará un check list detallando la continuidad de los pasos a llevar a cabo por el nuevo personal.

Ø  Se contactará con la persona enlace en cada departamento: Esta persona aportara respuestas a la pregunta de funciones básicas a desarrollar, al mismo tiempo que aportará alguna guía de trabajo que sirva de apoyo y ayuda al principio de la entrada del nuevo personal.

Ø  Se revisará el check list con las nuevas aportaciones: el equipo de trabajo incluirá las nuevas aportaciones para completar las funciones de trabajo del nuevo persona.

Ø  Reunión en cada Subdirección: Reunión con el Subdirector para poner en común los avances.

Ø  Reunión de jefes de área: Los jefes de área elevarán esos check list y los pondrán en común

II.       IMPLANTACIÓN

Previsión de las fechas de entrada del personal de nuevo ingreso.

Cada empleado de la Subdirección de Personal tendrá a su cargo el desarrollo de la bienvenida de uno o varios funcionarios de nuevo ingreso, completando el check list elaborado anteriormente.

III   ASPECTOS NEGATIVOS

Ø  Cambio de forma de trabajo anterior.

Ø  Aumento de la carga de trabajo.

Ø  Dificultad de contactar con personal que esté ya trabajando en los Ministerios de nueva creación

IV   ASPECTOS POSITIVOS

Ø  Diminución de la carga de trabajo prolongada en el tiempo ya que aunque lleve más tiempo elaborar el check list, luego será más rápido para todos, pues el personal de nuevo ingreso sabrá que tiene que hacer.

Ø  Personal de nuevo ingreso motivado al ser bien recibido.

Ø  Personal de nuevo ingreso formado en tareas básicas desde un principio.

Ø  Gestión rápida de los nuevos ingresos desde personal.

Ø  Mejorar el sentimiento de pertenencia a un grupo, el de la Administración Pública, generando implicación desde el primer día.

Ø  Sería un win win tanto para el personal que está ya en el Ministerio, como para el personal de nuevo ingreso